“Polowanie” na najlepszych specjalistów to nie zabawa w ciuciubabkę, chowanego czy zgaduj-zgadula. Dlaczego? Bowiem niewłaściwie przeprowadzony proces headhuntingowy może okazać się bardzo kosztowny. I nie mamy tu na myśli wyłącznie zaangażowanego czasu czy też pieniędzy, ale przede wszystkim – ryzyko utraty kandydatów, którzy w wielu branżach są wręcz “na wagę złota”.
Jakie są najczęstsze błędy? Ile tak naprawdę mogą kosztować? I co najważniejsze – jak się ich wystrzegać? Te oraz wiele więcej cennych wskazówek zawarliśmy w dalszej treści tej publikacji. Jeżeli zależy Ci na dopracowaniu Twojego procesu headhuntingowego do perfekcji – z pewnością nie możesz sobie odmówić tej lektury. Gorąco zachęcamy do przeczytania.
Czym jest headhunting? Krótkie wprowadzenie.
Headhunting to forma rekrutacji, która skupia się na aktywnym poszukiwaniu i pozyskiwaniu wysoko wykwalifikowanych specjalistów oraz kadry zarządzającej (kierowników, dyrektorów, managerów itp.). W przeciwieństwie do standardowych procesów rekrutacyjnych, headhunterzy nie czekają na aplikacje. Oni sami identyfikują, analizują, a następnie docierają do potencjalnych kandydatów. Bardzo często do tych, którzy sami nie szukają pracy.
Najpopularniejsze błędy popełniane w procesach headhuntingowych. Jakie są i jak ich unikać?
W praktyce specjaliści napotykają na cały szereg wyzwań, które mogą znacząco obniżyć efektywność całego procesu. Najpopularniejsze błędy headhunterów dotyczą zarówno relacji z klientem, jak i komunikacji z kandydatami. Wśród nich znajdziemy:
- powierzchowne zrozumienie potrzeb zleceniodawcy,
- zbyt wąskie targetowanie kandydatów,
- nieprofesjonalny kontakt z potencjalnymi pracownikami,
- niedokładną weryfikację ich kompetencji.
Równie problematyczne jest ignorowanie dopasowania kulturowego, niewystarczająca znajomość branży, składanie nierealistycznych obietnic oraz zaniedbanie follow-upu dla kandydatów. Czym dokładnie się charakteryzują i jak sobie z nimi poradzić? O tym szczegółowo napisaliśmy w poniższych punktach.
#1 Niewystarczające zrozumienie potrzeb klienta
Mniej doświadczeni headhunterzy często zbyt szybko przechodzą do działania – polegając wyłącznie na standardowym opisie stanowiska. Bez zgłębienia specyfiki organizacji i jej kultury.
Taka niedostateczna znajomość danej branży bywa tragiczna w skutkach. Prowadzi bowiem do rekomendowania osób, które być może “technicznie” spełniają stawiane wymagania. Aczkolwiek – kompletnie nie pasują do danej firmy pod względem wartości czy stylu pracy.
Czym to skutkuje? W efekcie klient otrzymuje kandydatów, którzy szybko odchodzą lub nie spełniają oczekiwań, co podważa wiarygodność headhuntera i generuje dodatkowe koszty rekrutacyjne.
Jak tego uniknąć?
Aby uniknąć nietrafionej oferty pracy wynikającej z niezrozumienia potrzeb klienta:
- Zacznij od dogłębnego poznania potrzeb i analizy, która wykracza daleko poza standardowy opis stanowiska.
- Przygotuj listę pogłębiających pytań. Mogą one dotyczyć: kultury organizacyjnej, stylu zarządzania, a nawet długoterminowych celów firmy.
- Porozmawiaj w twarzą w twarz. Zorganizuj wizytę w siedzibie klienta, co pozwoli Ci poczuć atmosferę danego miejsca i sprawdzić, jak zachowują się inni pracownicy.
Dopytaj o powody utworzenia stanowiska lub przyczyny odejścia poprzedniej osoby. Te, jak i wiele więcej informacji ujawni Ci czasami ukryte oczekiwania. Szczególnie cenna może okazać się rozmowa z bezpośrednim przełożonym przyszłego pracownika. W końcu kto, jak nie on, ma widzieć, jakiego typu predyspozycje są cenione w danej organizacji.
Takie rozmowy to również doskonała okazja na budowanie Twojego wizerunku – prawdziwego eksperta, który podchodzi do swojej pracy na serio. Z pewnością zaowocują przy kolejnych projektach – dla tej lub innej firmy!
#2 Zbyt wąska i „okrojona” baza kandydatów
Kolejnym powszechnym błędem jest ograniczanie poszukiwań do wąskiej, sprawdzonej, a czasami wręcz “wyeksploatowanej” wcześniej puli kandydatów.
Takie działanie może doprowadzić do sytuacji, w której naprawdę wartościowe i godne uwagi talenty – zostaną zwyczajnie pominięte. Ponadto, nieustanne sięganie po kandydatów z tej samej grupy doprowadza do sytuacji, w której dana baza coraz bardziej ubożeje, a jej potencjał – ulega wyczerpaniu. W końcu ile razy można kontaktować się z kandydatami, którzy już nie raz odmawiali udziału w procesach rekrutacyjnych?
Co z tym zrobić?
Uniknięcie tego błędu będzie wymagało od Ciebie przeprowadzenia istnej rewolucji w podejściu sourcingu. Na start zmień kryteria swoich poszukiwań. Możesz rozszerzyć je o pokrewne branże, w których kompetencje są podobne lub bardzo do siebie zbliżone. Ponadto, pamiętaj o higienie swojej bazy. Musisz ją regularnie weryfikować, odświeżać, a także stale rozwijać i aktualizować.
Pomocne mogą okazać się konferencje, spotkania oraz inne wydarzenia branżowe (zarówno online, jak i offline). To one stanowią ciekawą bazę potencjalnych specjalistów, którzy być może zechcą rozważyć Twoją propozycję zmiany zatrudnienia.
#3 Słaba i nieefektywna komunikacja z kandydatami
W tym aspekcie największą wpadką jest niedopasowanie formy i stylu komunikacji do konkretnego odbiorcy. Może być zbyt formalnie lub przeciwnie – aż za bardzo “luźno”. Dlatego warto znaleźć złoty środek. Dodatkowo błędy komunikacyjne mogą dotyczyć:
- Braku transparentności przebiegu procesu rekrutacyjnego.
- Braku lub zbyt małej ilości informacji na temat stanowiska, firmy i jej wymagań.
Aspektem, na który kandydaci zwracają dużą uwagę, jest również dochowywanie terminów kontaktu. Opóźnienia lub kompletny brak odpowiedzi stanowią bardzo duże uchybienia.
Co na to poradzić?
Polecamy wdrożyć z góry określone zasady kontaktu, które będą uwzględniały zarówno ton, styl, poziom personalizacji, a jak i terminy czy czas odpowiedzi.
“Po drugiej stronie” znajduje się człowiek, któremu należy się pełen szacunek. Dlatego pamiętaj o zachowaniu punktualności, a przede wszystkim – dotrzymywanie obietnic i ustaleń. Jeśli mimo przygotowania odpowiedniego workflow – przytrafi Ci się opóźnienie – przeproś kandydata i wyjaśnij mu, z czego to wynikało. Transparentność (i to w każdym aspekcie) jest bardzo doceniana!
#4 Niedokładna weryfikacja kompetencji kandydatów
Poleganie (i ufanie) na informacjach, które znajdują się w CV, może okazać się zgubne. Warto pamiętać, że potencjalny pracownik może “naściemniać” w swojej aplikacji, a (jeśli ma tzw. gadane) – “obronić” te informacje podczas rozmowy rekrutacyjnej.
Konsekwencje zaufania takiej osobie (czytaj: niewystarczającej weryfikacji) mogą okazać się kosztowne i problematyczne. Doprowadzają np. do szybkiego rozstania z pracownikiem oraz konieczności rozpoczęcia całego procesu rekrutacyjnego jeszcze raz.
Jak to naprawić?
Rozwiązaniem tego problemu może być wdrożenie wieloetapowego procesu oceny kandydata, który będzie podzielony na kilka obszarów.
Po pierwsze – szczegółowa analiza CV. Po drugie – przeprowadzenie rozmowy, podczas której poruszysz konkretne zagadnienia dotyczące przeszłości kandydata. Po trzecie – pozyskanie referencji i / lub opinii od poprzednich pracodawców czy współpracowników. Po czwarte (jeśli uznasz, że to ważne) – prośba o wykonanie zadania lub testu kompetencji, które pozwoli ocenić praktyczną wiedzę i umiejętności.
#5 Ignorowanie kompetencji miękkich oraz kulturowego dopasowania
Poważnym uchybieniem jest koncentrowanie się wyłącznie na twardych kwalifikacjach, a jednocześnie pomijanie lub kompletne bagatelizowanie kompetencji miękkich.
Wielu headhunterów rekomenduje kandydatów, którzy owszem – doskonale spełniają wszystkie wymagania formalne. Jednak z drugiej strony – ich styl pracy, sposób bycia, wyzwane wartości, a nawet charakter – zupełnie nie pasują do kultury organizacyjnej firmy. Takie sytuacje kończą się zazwyczaj tak samo, czyli szybkim zwolnieniem i wznowieniem poszukiwań nowego kandydata.
Jak sobie z tym poradzić?
Aby wiedzieć, kto będzie pasował do firmy, musisz zacząć od dogłębnego poznania jej wartości, misji i stylu pracy. Pomoże Ci w tym szczegółowy wywiad bezpośrednio u klienta, a także – przeprowadzenie kilkugodzinnych (a być może kilkudniowych) obserwacji innych – już zatrudnionych pracowników.
Następnie “zestaw” je z tym, co prezentuje kandydat. Z dużym prawdopodobieństwem uda Ci się ocenić, czy taka osoba pasuje do zespołu.
#6 Brak lub niewystarczająca znajomość danej branży i panującej w niej sytuacji rynkowej
Brak wiedzy na temat bieżącego funkcjonowania rynku? Brak zrozumienia aktualnych trendów? Brak kompetencji w wybranej dziedzinie? Każdy z tych “braków” może doprowadzić do sytuacji, w której
Twoi rozmówcy szybko wyczują, że rozmawiają z osobą, która delikatnie mówiąc – niezbyt orientuje się w swojej pracy. A to z kolei może poskutkować spadkiem ich zaangażowania, zaufania i… sprawić, że cały proces rekrutacyjny zakończy się fiaskiem.
Co zrobić?
Rozwiązanie jest proste. Jeśli chcesz być dobry, w tym co robisz, po prostu zadbaj o regularny rozwój swoich kompetencji.
Naucz się mówić językiem Twojego rozmówcy. Bierz udział w szkoleniach i warsztatach. Uczestnicz w konferencjach i spotkaniach branżowych. Regularnie śledź portale, czytaj newslettery i publikacje w social mediach. Dzięki temu zapewnisz sobie regularny zastrzyk nowych informacji i co najważniejsze – zawsze będziesz na bieżąco.
P.S. jeśli rekrutujesz w bardzo specjalistycznej dziedzinie – pomocne mogą okazać się kontakty z doświadczonymi, którzy pomogą Ci w ocenie danych kandydatów.
#7 Składanie nierealistycznych ofert i obietnic
To z pewnością pułapka, która kusi wielu headhunterów. Jednam zaznaczamy – to jednocześnie droga, która zazwyczaj prowadzi donikąd.
Każdemu zależy na szybkim i bezproblemowym zamknięciu rekrutacji. Stąd, chcąc przekonać potencjalnych pracowników do zmiany pracy, niektórym może przyjść na myśl, aby “lekko” podkoloryzować rzeczywistość. Szybki awans? Niebotycznie wysoka pensja? Zbyt idealne warunki pracy?
Prawda i tak szybko wyjdzie na jaw, a wówczas stracą na tym wszyscy. Headhunter – renomę i dobre imię. Kandydat – czas i nerwy. Firma – czas i pieniądze.
Jak z tego wybrnąć?
Tutaj sprawa wygląda prosto. Mianowicie, od początku stawiaj na transparentną i uczciwą komunikację. Przedstaw mu prawdziwe warunki – zarówno, jeśli chodzi o przyszłe zarobki, jak i ewentualne możliwości i ścieżki awansu. Mów nie tylko o zaletach, ale również wyzwaniach, jakie wiążą się z danym stanowiskiem.
Pamiętaj, że Twoja reputacja jako headhuntera opiera się na wiarygodności. Każde niespełnione zobowiązanie może zniszczyć zaufanie, na które w pocie czoła pracujesz całymi latami. Nie warto ryzykować dla 1 czy 2 projektów.
#8 Brak lub zaniedbanie follow-upu i informacji zwrotnej – jak utrzymać zaangażowanie stron?
Musisz wiedzieć, że (oprócz dobrych warunków i przyjaznej komunikacji) – kandydaci cenią sobie również systematyczność kontaktu oraz informacje zwrotne. Brak któregokolwiek z tych punktów może doprowadzić do sytuacji, w której szybko stracą zainteresowanie Twoją ofertą. Nawet odrzuceni kandydaci, których potraktujesz z szacunkiem i dasz im szczery oraz konstruktywny feedback – mogą odwdzięczyć Ci się w przyszłości.
Równie negatywne efekty przynosi nieregularne informowanie samego klienta o postępach w rekrutacji. Brak aktualizacji prowadzi do spadku zaufania i podważenia profesjonalizmu headhuntera.
Co zrobić w takim przypadku?
Wprowadź rozwiązania systemowe, dzięki którym zyskasz pewność, że żadna osoba nie pozostanie bez informacji. Przygotuj różne scenariusze, w tym:
- Sekwencje informujące o postępach w procesach rekrutacji – kierowane zarówno do firm, jak i kandydatów.
- Informacje zwrotne (feedbacki) dla kandydatów, którzy nie przeszli do kolejnych etapów.
Dobra wiadomość jest taka, że wiele z tych elementów możesz zautomatyzować. W końcu po to profesjonalni headhunterzy korzystają, chociażby z systemów CRM ;)!
Najczęstsze błędy headhunterów w pigułce. Jakie są?
Jak już pewnie udało Ci się zauważyć – skuteczny headhunting to taki, który unika kluczowych pułapek mogących dosłownie przekreślić szanse na udaną rekrutację. Wśród najpopularniejszych pomyłek rekrutacyjnych znajduje się powierzchowne zrozumienie potrzeb klienta i kultury organizacyjnej, co prowadzi do rekomendowania kandydatów o nieodpowiednim profilu.
Równie destrukcyjne bywają takie, jak: zbyt wąska baza poszukiwań, nieprofesjonalna komunikacja oraz niedokładna weryfikacja kompetencji.
Nie możemy też zapominać o ignorowaniu dopasowania kulturowego, niewystarczającej znajomości branży czy składaniu nierealistycznych obietnic obu stronom procesu. Zaniedbanie regularnego follow-upu oraz brak zaangażowania w proces onboardingu i wsparcia kandydata po zatrudnieniu dopełnia listę błędów, które – paradoksalnie – są łatwe do wyeliminowania przy odpowiednim podejściu i systematyczności działania.
Chcesz uniknąć tych błędów i wykorzystać pełen potencjał headhuntingu?
Odezwij się do nas, a nasi doświadczeni eksperci agencji headhunterskiej WBS z przyjemnością Ci pomogą. Zaczniemy od niezobowiązujących konsultacji, po których osobiście podejmiesz decyzję, czy chcesz nawiązać z nami współpracę. Taka rozmowa nic Cię nie kosztuje, dlatego zapraszamy do kontaktu.
