Czy efektywną sprzedaż można robić w pojedynkę? Być może tak. Jednak nawet najbardziej doświadczeni handlowcy, aby osiągać naprawdę imponujące i spektakularne wyniki, potrzebują kogoś, kto ich w tym wesprze. Sekret wielu skutecznych sprzedawców nie tkwi wyłącznie w ich umiejętnościach, doświadczeniu i tzw. talencie. Bardzo często za ostateczne rezultaty odpowiadają ci, których na pierwszy “rzut oka” nawet nie widać, czyli… specjaliści pracujący w działach wsparcia sprzedaży.
Co to takiego? W jaki sposób funkcjonuje i jak jego praca przekłada się na wyniki sprzedażowe całej organizacji? Poznaj charakterystykę działu sales supportu – nie tylko “od kuchni”.
Czym jest wsparcie sprzedaży? Definicja zagadnienia.
Wsparcie sprzedaży (tzw. sales support) to zintegrowany system procesów oraz działań, które tworzą (a przynajmniej powinny tworzyć) solidne zaplecze dla zespołu handlowego.
Do obowiązków osób pracujących w działach wsparcia sprzedaży należą nie tylko czynności administracyjne, ale również szereg innych aktywności. Najbardziej popularne to m.in. zaawansowana analityka danych, zarządzanie dokumentacją i koordynacja procesów sprzedażowych, a czasami również działania marketingowe.
Kluczowa jest synergia, w ramach której handlowcy mogą skupić całą swoją energię i zaangażowanie na tym, co potrafią najlepiej, czyli budowaniu relacji z klientami i tzw. zamykaniu sprzedaży.
Kto odpowiada za wsparcie sprzedaży w firmie?
Wsparcie sprzedaży to zazwyczaj osobny, aczkolwiek precyzyjnie zorganizowany dział w firmie, którym kieruje doświadczony manager. Zespół mogą tworzyć specjaliści o różnorodnych kompetencjach. W zależności od specyfiki oraz potrzeb samej organizacji – mogą to być zarówno analitycy, koordynatorzy projektów, asystenci sprzedaży, jak i specjaliści ds. marketingu.
Taki dział nie współpracuje tylko ze sprzedażą. Oprócz niej może aktywnie działać również z marketingiem, finansami i obsługą klienta.
Czego dotyczy? Główne obszary wsparcia działów handlowych.
W swojej codziennej pracy specjaliści od sales supportu zajmują się kilkoma kluczowymi obszarami. Na szczególne wyróżnienie zasługują te, które mają największy impakt na pracę oraz wyniki samych handlowców.
Stąd na pierwszym miejscu znajduje się oczywiście kompleksowa obsługa administracyjna (od przygotowywania umów po zarządzanie dokumentacją). Drugi obszar dotyczy zazwyczaj analityki, w tym przetwarzania danych, wyciągania wniosków i przygotowywania raportów, które wspierają podejmowanie decyzji biznesowych. Trzeci filar to zarządzanie danymi, w szczególności systemami CRM. Czwarty obejmuje koordynację procesów sprzedażowych.
Jakie działania wspierają sprzedaż?
Poniżej znajdziesz 10 kluczowych obszarów zainteresowań sales supportu, które mają największy wpływ na efektywność zespołu handlowego, a więc – także całej sprzedaży.
- Przygotowywanie profesjonalnych ofert handlowych – prezentujących produkty czy usługi, ale przede wszystkim odpowiadających na konkretne potrzeby klienta.
- Zarządzanie systemem CRM – aktualizowanie, utrzymywanie i dbanie o jakość baz obecnych i potencjalnych klientów.
- Analiza danych i raportowanie – identyfikowanie trendów, przygotowywanie zestawień i dostarczanie handlowcom wskazówek wspierających podejmowanie decyzji.
- Organizacja szkoleń i warsztatów – planowanie i realizacja programów rozwojowych dostosowanych do potrzeb zespołu sprzedażowego.
- Monitoring konkurencji i analiza rynku – śledzenie działań konkurencji i zmian rynkowych, w tym: trendów cenowych, nowych produktów, usług itp.
- Koordynacja procesów posprzedażowych – zarządzanie reklamacjami, serwisami, odpowiadanie na pytania oraz zbieranie feedbacku od klientów.
- Wsparcie techniczne i IT – rozwiązywanie problemów technicznych.
- Zarządzanie dokumentacją – przygotowywanie i archiwizacja umów, kontrola terminów i kompletności dokumentacji.
- Organizacja spotkań i wydarzeń – planowanie i koordynacja spotkań z kluczowymi klientami, targów branżowych czy prezentacji.
- Optymalizacja procesów sprzedażowych – stałe poszukiwania sposobów na usprawnianie działań, eliminacja zbędnych kroków i automatyzacja powtarzalnych zadań.
Narzędzia i systemy wspomagające procesy sprzedażowe
Prawdziwa efektywność działów sales supportu nie zależy wyłącznie od doświadczenia i umiejętności jego członków. Choć są one bardzo ważne – nie można zapominać o narzędziach, które wspierają ich codzienną pracę.
Jednym z podstawowych jest oczywiście system CRM, który dodatkowo może zostać zintegrowany z narzędziami do automatyzacji procesów sprzedażowych, a nawet marketingu. W arsenale każdego specjalista ds. wsparcia sprzedaży powinny znajdować się również narzędzia analityczne, a także rozwiązania służące sprawnemu zarządzaniu dokumentacją oraz obiegiem informacji. Eksperci od marketingu mogą dodatkowo korzystać z programów graficznych.
Większość organizacji wybiera tzw. rozwiązania chmurowe, które zapewniają dostęp do danych w czasie rzeczywistym – i to z dowolnego miejsca na Ziemi.
Jak zorganizować skuteczne wsparcie dla handlowców?
Organizacja działu wsparcia, który będzie efektywny, wymaga systemowego podejścia. Warto zacząć od dokładnej analizy potrzeb, a następnie na jej podstawie – stworzenia mapy procesów. Oczywiście, nie możesz zapominać od identyfikacji kluczowych punktów styku z handlowcami i dopasowania do nich elementów, które trzeba w tej sposób supportować.
Im większa organizacja, tym też większa potrzeba wypracowania przejrzystych procedur oraz standardów współpracy. Niezwykle istotna jest również stała obserwacja wyników (w tym monitoring KPI ).
Dlaczego warto zainwestować w sales support?
Budowa i rozwój własnego działu wspierającego pracę handlowców to inwestycja, która praktycznie zawsze się zwraca. Warunek? Cały proces musi być dobrze przemyślany, aby odpowiadał realnym wyzwaniom i problemom, z którymi mierzą się sprzedawcy działający na “pierwszej linii frontu”.
Nasze doświadczenia i obserwacje pokazują, że taki krok i konsekwencja realizacja może przyczynić się nawet do zwiększenia skuteczności działań sprzedażowych – sięgających kilkudziesięciu proces.
Oczywiście, aktywność supportu to nie tylko wyniki mierzone transakcjami. Jego pracę warto oceniać również pod kątem, chociażby: wzrostu satysfakcji klientów, zmian wartości w czasie, czy utrzymania.
Chcesz, aby Twój dział handlowy osiągał wysokie wyniki sprzedażowe?
Wzbogać swoje kadry o doświadczonych i kompetentnych specjalistów ds. sprzedaży. Jako eksperci od rekrutacji chętnie Ci to ułatwimy. Skontaktuj się z nami, aby porozmawiać o swoich potrzebach, specyfice Twojej organizacji oraz rynku, a na koniec – skorzystać z kompleksowej obsługi procesów rekrutacyjnych. W WBS prowadzimy klasyczne rekrutacje, a także działamy jako profesjonalna agencja headhunterska.
